"이번 분기 총무는 민준 님이 맡아 주세요." 그 한마디로 시작되는 총무 생활, 처음엔 뭘 챙겨야 할지 막막하죠.

팀 총무 일을 하나하나 보면 어렵지 않아요. 회식 날짜 잡고, 장소 정하고, 돈 걷고, 경조사 챙기고, 야근 정산 도와주고. 문제는 이게 전부 '그때 안 하면 곤란해지는' 일이라는 거예요. 그래서 1년치를 달력에 미리 박아 두는 게 제일 확실해요. 오늘은 그 체크리스트를 통째로 정리해 드릴게요. 처음 총무를 맡으신 분은 이대로 복사해서 쓰셔도 돼요.

🗓️ 매달 하는 일

• 월초: 이번 달 팀원 생일·기념일 확인. 팀비로 케이크나 커피 쿠폰을 챙길 거면 이때 예산부터 봐 둬요.
• 월초: 지난달 팀비 사용 내역 정리. 영수증을 모아 두고 잔액을 팀장님께 한 줄로 공유하면 신뢰가 쌓여요.
• 월중: 야근이 많았던 팀원에게 보상휴가 잔여를 확인하라고 한 번 알려주기. 시스템에 누락된 날이 없는지 스스로 기록과 맞춰 보게요.
• 월말: 다음 달 회식이나 워크숍이 있으면 지금 날짜 잡기 시작. 한 달 전에 시작해야 다 되는 날이 나와요.

📅 분기마다: 회식 한 번을 끝까지 치르는 순서

회식 한 번에 총무가 하는 일을 순서대로 적으면 이래요. 각 단계에서 쓸 수 있는 도구도 같이 적어 둘게요. 전부 회원가입 없이 링크 하나로 팀원들과 같이 쓸 수 있어요.

1단계. 날짜 잡기 (회식 3~4주 전) '되는 날'을 물으면 답이 안 와요. '안 되는 날'만 찍게 하세요. 약속 잡기에서 기간을 정하고 링크를 단톡방에 올리면, 각자 안 되는 날만 찍고 전원 가능한 날에 추천 표시가 붙어요. 법인카드 마감이 있으면 종료일을 월말로 걸어 두세요.

2단계. 장소 정하기 (2주 전) 메뉴 취향은 갈리기 마련이라 총무가 혼자 고르면 꼭 한 명은 아쉬워해요. 회식 장소 투표에서 네이버 검색으로 후보를 3곳 정도 담고 투표 링크를 돌리면, 결과가 나온 뒤엔 아무도 불평하지 않아요. 예약은 인원 확정 직후 바로 하세요. 인기 있는 곳은 금요일이 2주 전에도 차요.

3단계. 당일 참석 인원을 마지막으로 세고, 법인카드 한도를 넘길 것 같으면 2차부터는 개인 카드로 낸 사람을 기록해 두세요.

4단계. 정산 (다음 날 점심 전까지) 2차, 택시비처럼 개인이 낸 돈이 있으면 엔빵 계산기에 참여자와 지출을 넣으세요. '누가 누구에게 얼마'가 최소 송금 횟수로 정리돼 나와요. 술 안 마신 사람이나 중간 합류처럼 까다로운 경우를 다루는 원칙은 정산 글에 따로 정리해 뒀어요.

💌 수시로: 경조사가 생겼을 때

경조사는 예고 없이 와요. 특히 부고는 당일에 움직여야 해서, 미리 정해 둔 게 있어야 허둥대지 않아요.

• 연초에 확인: 회사 경조 규정(지급액·화환·경조 휴가)과 팀 자체 규칙(팀비에서 얼마, 개인은 자율인지)을 정해 두기.
• 소식을 받으면: 팀 단톡방에 일시·장소·계좌를 정리해 올리고, 팀 명의 화환이나 조화가 필요하면 바로 주문.
• 팀 경조금 전달 후: 누구 명의로 얼마를 냈는지 기록. 나중에 그분이 우리 팀 경조사에 오실 때 참고가 돼요.
• 개인적으로 낸 것도 기록: 경조사비 장부에 이름과 금액을 남겨 두면 다음에 청첩장이 왔을 때 '얼마 했었지?'를 바로 찾을 수 있어요. 개인 기록이라 로그인이 필요해요.

🌙 프로젝트 끝날 때마다: 야근 정산 도와주기

총무가 직접 수당을 계산해 주는 건 아니지만, 팀원들이 야근한 날을 기록해 두도록 챙겨 주면 나중에 인사 시스템과 안 맞을 때 근거가 돼요. 프로젝트 마감이 지나면 '이번 달 야근 기록 정리하셨어요?' 한 번씩 물어봐 주세요. 야근 계산기에 날짜별로 10시 전·후 시간을 적어 두면, 회사 규칙에 따라 보상휴가로 며칠이 쌓였는지 자동으로 나와요. 보상휴가가 1.5배로 쌓이는 원리와 회사별 차이는 보상휴가 글에 정리해 뒀어요.

🎄 연말에 하는 일

• 11월: 송년회 날짜 잡기 시작. 12월은 다들 약속이 많아서 11월 초에 시작해도 늦어요.
• 11월: 보상휴가 사용 기한이 연말인 회사라면 팀원들에게 잔여 확인 알림. 못 쓰고 사라지는 게 제일 아까워요.
• 12월: 팀비 잔액 정산과 1년 사용 내역 공유. 다음 총무에게 넘길 때 이 기록이 인수인계서가 돼요.
• 12월: 다음 총무 정하기. 순번제면 미리 알려 드려서 마음의 준비를 하시게요.

💡 정리하면

총무 일의 절반은 '기록'이고 나머지 절반은 '미리 알리기'예요. 돈은 그 자리에서 적고, 날짜는 한 달 전에 물어보고, 경조사 규칙은 연초에 정해 두면 총무가 욕먹을 일이 거의 없어요. 위에 소개한 도구들은 전부 총무 입장에서 짜여 있어요. 필요한 것만 골라 쓰시고, 불편한 점은 언제든 알려 주세요.